Exchange Online: Cómo crear y asignar políticas y etiquetas de retención (MRM)

Este artículo explica cómo crear y editar etiquetas de retención (retention tags) y políticas de retención (retention policies) de Exchange Online, y cómo asignar una política a uno o varios buzones. Estas políticas MRM (Messaging Records Management) son la herramienta recomendada para mover correo automáticamente al buzón de archivo (Online Archive) del usuario.

Requisitos previos

• Rol de administrador con permisos de Messaging Records Management (por ejemplo, Exchange Administrator o el rol Retention Management en Exchange Online).
• El buzón de archivo (Online Archive) debe estar habilitado en los usuarios si la etiqueta usa la acción Mover al archivo.
• Para PowerShell: módulo ExchangeOnlineManagement (Connect-ExchangeOnline).

Conceptos básicos

Una política de retención es un contenedor de etiquetas de retención. Cada buzón puede tener asignada una sola política. Existen tres tipos de etiquetas:

Portales de administración

• Etiquetas de retención (MRM Retention tags): https://purview.microsoft.com/datalifecyclemanagement/exchange/retentiontags
• Políticas de retención (MRM Retention policies): https://purview.microsoft.com/datalifecyclemanagement/exchange/retentionpolicies
• Buzones (Exchange admin center): https://admin.cloud.microsoft/exchange#/mailboxes

En el portal de Microsoft Purview la ruta es: Solutions > Data lifecycle management > Exchange (legacy).

Paso 1: Crear una etiqueta de retención

Con la GUI (Purview)

1. Abra MRM Retention tags y seleccione + New tag.
2. En Define how the tag will be applied, elija cómo se aplica:
   • Automatically to entire mailbox (default) — crea una DPT.
   • Automatically to default folder — crea una RPT para una carpeta predeterminada.
   • By users to items and folders (personal) — crea una etiqueta personal.
3. En Define retention settings, indique la antigüedad en días y la acción (Move item to archive, Delete and allow recovery o Permanently delete).
4. Asigne nombre y descripción, revise y envíe.

Ejemplo 1 — Etiqueta para auto-archivar a los 3 meses (PowerShell)

Crea una DPT que mueve al archivo todo elemento con más de 90 días:

New-RetentionPolicyTag "Archivar 3 meses" `
    -Type All `
    -RetentionEnabled $true `
    -AgeLimitForRetention 90 `
    -RetentionAction MoveToArchive `
    -Comment "Mueve al Online Archive los elementos con mas de 90 dias"

Editar una etiqueta existente: en la GUI, seleccione la etiqueta y elija Edit; en PowerShell use Set-RetentionPolicyTag, por ejemplo para cambiar el plazo a 6 meses:

Set-RetentionPolicyTag "Archivar 3 meses" -AgeLimitForRetention 180

Paso 2: Crear la política de retención

Con la GUI (Purview)

1. Abra MRM Retention policies y seleccione New policy.
2. Asigne un nombre y use + Add tag para vincular las etiquetas deseadas (la nueva DPT más las etiquetas estándar).
3. Revise y envíe. Para modificarla después, selecciónela y elija Edit.

Ejemplo 2 — Política con la etiqueta nueva y todas las estándar (PowerShell)

Este script toma las etiquetas de la política predeterminada Default MRM Policy, excluye su DPT de archivado (Default 2 year move to archive, porque solo puede existir una DPT de archivado por política) y agrega la etiqueta de 3 meses:

# Etiquetas estándar de la política predeterminada, sin la DPT de archivado de 2 años
$etiquetas = (Get-RetentionPolicy "Default MRM Policy").RetentionPolicyTagLinks |
    Where-Object { $_.Name -ne "Default 2 year move to archive" } |
    ForEach-Object { $_.Name }

# Nueva política = etiquetas estándar + DPT de archivado a 3 meses
New-RetentionPolicy "Politica Archivo 3 meses" `
    -RetentionPolicyTagLinks ($etiquetas + "Archivar 3 meses")

Verifique las etiquetas vinculadas:

Get-RetentionPolicy "Politica Archivo 3 meses" |
    Select-Object -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

Paso 3: Asignar la política a los buzones

A un solo usuario con la GUI (Exchange admin center)

1. Abra Recipients > Mailboxes y seleccione el buzón.
2. En el panel de detalles, abra la pestaña Mailbox.
3. En la sección Retention policy (dentro de Mailbox policies), seleccione Manage mailbox policies.
4. En el desplegable Retention policy, elija la política y guarde con Save.

Tip: para varios buzones desde la GUI, selecciónelos en la lista, abra … (más opciones) > Mailbox policies y elija la política.

Ejemplo 3 — Asignar la política a ejemplo@dominio.com (PowerShell)

Set-Mailbox "ejemplo@dominio.com" -RetentionPolicy "Politica Archivo 3 meses"

# Forzar el procesamiento inmediato del buzon (opcional)
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "ejemplo@dominio.com"

Asignar a varios usuarios (PowerShell)

# Desde una lista de correos en CSV (columna: UPN)
Import-Csv .\usuarios.csv | ForEach-Object {
    Set-Mailbox $_.UPN -RetentionPolicy "Politica Archivo 3 meses"
}

# O a todos los buzones que hoy tienen otra política
$vieja = (Get-RetentionPolicy "Default MRM Policy").DistinguishedName
Get-Mailbox -Filter "RetentionPolicy -eq '$vieja'" -ResultSize Unlimited |
    Set-Mailbox -RetentionPolicy "Politica Archivo 3 meses"

Verificación:

Get-Mailbox "ejemplo@dominio.com" | Select-Object DisplayName, RetentionPolicy

Tiempos de aplicación

La política la ejecuta el Managed Folder Assistant (MFA), que procesa cada buzón de forma automática (puede tardar hasta 7 días en Exchange Online). Para no esperar, ejecute Start-ManagedFolderAssistant -Identity "usuario@dominio.com". Aun así, el archivado de un buzón grande puede tomar horas o días.

Buenas prácticas de manejo del buzón (para comunicar a los usuarios)

• No autoenviarse correos como método de respaldo o recordatorio: duplica el contenido (enviado + recibido) y consume espacio doble. Usar tareas de Outlook, To Do o OneNote.
• Evitar imágenes en las firmas (logos, banners): se adjuntan en cada mensaje y en cada respuesta de la cadena, inflando el buzón de todos los participantes. Preferir firmas de solo texto.
• No enviar archivos pesados como adjuntos: compartir un enlace de OneDrive o SharePoint. El enlace no ocupa espacio, siempre apunta a la versión vigente y permite controlar el acceso.
• Vaciar periódicamente las carpetas Elementos eliminados y Correo no deseado.
• Depurar conversaciones largas: conservar solo el último mensaje de la cadena, que ya incluye el historial.
• Ordenar por tamaño (Outlook: buscar con filtro de tamaño o usar la vista por tamaño) para detectar y eliminar los correos más pesados.
• Cancelar suscripciones de boletines y notificaciones que no se leen, en lugar de solo borrarlas.
• No usar el correo como repositorio de archivos: guardar los adjuntos importantes en OneDrive/SharePoint y eliminar el correo original si ya no es necesario.

Referencias

• Create a retention policy in Exchange Online (Microsoft Learn)
• Apply a retention policy to mailboxes (Microsoft Learn)
• Retention tags and retention policies (Microsoft Learn)