Cómo aumentar el espacio de un buzón en Exchange Online

Cuando un buzón de Exchange Online se acerca a su límite de almacenamiento, es fundamental tomar medidas para evitar problemas de envío o recepción. Una solución eficiente es habilitar el buzón de archivo, también conocido como “archivo en línea”, que permite mover correos antiguos y liberar espacio en el buzón principal. Sin embargo, es importante conocer las condiciones de funcionamiento y las opciones de licencia disponibles.

Procedimiento para aumentar la capacidad de un buzón en Exchange Online

1. Contexto y permisos requeridos

• Debes tener rol de Administrador de Exchange o Administrador global en tu tenant de Microsoft 365.

• Accede al Centro de administración de Exchange (EAC): https://admin.exchange.microsoft.com

2. Límite de buzones y archivo según licencia

3. Problema del auto‑archivado por defecto

• El Auto‑Archiving mueve correos >2 años al archivo automáticamente, pero solo si el buzón está por debajo del 92 % de su cuota.

• Si ya estás al 100 % (o >92 %), primero debes mover manualmente correos antiguos o grandes al archivo (exportar/importar o bien cambiando su ubicación) para bajar al <92 %.

4. Opción para 100 GB + 1,5 TB de archivo

Si necesitas más capacidad, asigna Exchange Online Plan 2 (o una licencia Office 365 E3 o E5):

• Buzón principal: 100 GB

• Archivo en línea: 1,5 TB auto‑expansible

Proceso paso a paso en el EAC para habilitar el buzón de archivo

1. Entrar al EAC

   • Ve a admin.exchange.microsoft.com e inicia sesión con tu cuenta de administrador.

2. Buscar el usuario

   • En el menú izquierdo, selecciona Usuarios > Buzones de correo.

   • Localiza el buzón que deseas ampliar.

3. Verificar estado de archivo

   • Haz clic en el buzón y, en el panel derecho, revisa si Archivo en línea está Deshabilitado.

4. Habilitar Archivo en línea

   • En ese mismo panel, haz clic en Habilitar archivo.

   • Confirma la acción. Aparecerá un nuevo buzón secundario “Archivo de ”.

5. Mover manualmente correos antiguos (si >92 %)

   • Utiliza Outlook Online para el usuario impactado para mover carpetas antiguas al buzón de archivo (arrastrar y soltar).

   • Alternativamente, exporta correos a un archivo PST y luego impórtalos al buzón de archivo vía importar PST en el EAC.

6. Verificar uso y configuración de retención

   • En Cumplimiento de datos > Políticas de retención, ajusta o aplica etiquetado de retención de 2 años para que, una vez bajo el 92 %, el sistema empiece a mover automáticamente.

7. Confirmar auto‑expansión (solo Plan 2/E5)

   • Si el usuario tiene Plan 2, la auto‑expansión se habilita automáticamente cuando el archivo llegue a 100 GB, extendiéndose hasta 1,5 TB.

Resumen de opciones

1. Liberar espacio e habilitar archivo (todo en EAC)

2. Mover manual de correos para bajar uso < 92 %

3. Asignar Exchange Online Plan 2 para 100 GB + 1,5 TB

4. Ajustar políticas de retención para auto‑archivado futuro