Cómo Crear Enlaces Anónimos para Compartir en OneDrive y SharePoint

Compartir archivos y carpetas mediante enlaces anónimos permite que cualquier persona con el enlace pueda acceder al contenido sin necesidad de iniciar sesión. Esta funcionalidad es útil para distribuir información ampliamente, pero es crucial entender cómo funciona y las implicaciones de seguridad.

Importante: La disponibilidad de las opciones para crear enlaces anónimos y las configuraciones específicas (como la duración del enlace o si se permite la edición) pueden estar restringidas o modificadas por las políticas de TI de tu compañía. Consulta siempre con tu departamento de TI si tienes dudas o si alguna opción no está disponible.

Permisos Requeridos:

1. Permiso para compartir externamente a nivel de organización: El administrador de Microsoft 365 de tu organización debe haber habilitado el uso compartido anónimo o "Cualquiera con el vínculo" para SharePoint y OneDrive. Si esta opción está desactivada a nivel global, no podrás generar este tipo de enlaces.
2. Permiso a nivel de sitio (SharePoint): Para sitios de SharePoint, la configuración de uso compartido del sitio específico también debe permitir enlaces anónimos.
3. Permiso sobre el elemento (Archivo/Carpeta): Debes tener al menos permisos de "Edición" o "Colaboración" sobre el archivo o carpeta que deseas compartir para poder generar un enlace de uso compartido.

Procedimiento para Crear un Enlace Anónimo:

Los pasos son muy similares tanto para OneDrive como para una biblioteca de documentos de SharePoint.

1. Selecciona el Archivo o Carpeta:

   • En OneDrive: Ve a "Mis archivos" y localiza el archivo o carpeta que deseas compartir.
   • En SharePoint: Navega a la biblioteca de documentos donde se encuentra el archivo o carpeta.
   • Selecciona el elemento haciendo clic en el círculo que aparece junto a su nombre, o haz clic derecho sobre él, o haz clic en los tres puntos (menú de más opciones) junto al nombre del archivo/carpeta.

2. Accede a las Opciones de Compartir:

   • En la barra de menú superior que aparece o en el menú contextual, selecciona la opción "Compartir" (o un ícono que representa compartir, usualmente una flecha saliendo de una caja).

3. Configura el Tipo de Enlace:

   • Se abrirá un cuadro de diálogo para compartir. Por defecto, puede estar seleccionada una opción restrictiva (ej. "Personas de [Tu Organización] con el vínculo"). Haz clic en esta opción para cambiarla.
   • Selecciona "Cualquiera con el vínculo" o "Cualquier persona" (el texto exacto puede variar ligeramente). Esta es la opción que crea un enlace anónimo.
     • Si esta opción no está disponible o aparece atenuada, significa que las políticas de tu organización o del sitio no permiten este tipo de enlace.

4. Define los Permisos del Enlace (Opcional):

   • Una vez seleccionado "Cualquiera con el vínculo", verás otras configuraciones:
     • Permitir la edición: Por defecto, los enlaces anónimos suelen permitir solo la visualización. Si quieres que las personas con el enlace puedan modificar el archivo (o los archivos dentro de una carpeta compartida), marca la casilla "Permitir la edición". Ten mucho cuidado al habilitar esta opción para enlaces anónimos.
     • Establecer fecha de expiración: Puedes configurar una fecha en la que el enlace dejará de funcionar automáticamente. Es una buena práctica de seguridad.
     • Establecer contraseña: Puedes añadir una contraseña que será necesaria para acceder al contenido a través del enlace. Aunque el enlace es "anónimo" (no requiere inicio de sesión), la contraseña añade una capa de control.

5. Aplica la Configuración y Obtén el Enlace:

   • Haz clic en "Aplicar".
   • Ahora podrás ver el enlace generado. Haz clic en "Copiar" o "Copiar vínculo" para guardarlo en tu portapapeles.

6. Comparte el Enlace:

   • Pega el enlace copiado en un correo electrónico, mensaje instantáneo, o donde necesites compartirlo. Recuerda que cualquier persona que obtenga este enlace podrá acceder al contenido según los permisos que hayas configurado.

Consideraciones Adicionales:

• Seguridad: Los enlaces anónimos son la forma menos segura de compartir, ya que no hay un registro de quién accede y el enlace puede ser reenviado libremente. Úsalos con precaución, especialmente para información sensible.
• Revisión Periódica: Si utilizas enlaces anónimos, especialmente aquellos que no expiran, es buena idea revisarlos periódicamente y eliminarlos si ya no son necesarios. Puedes gestionar los enlaces compartidos de un archivo o carpeta volviendo a sus opciones de "Compartir" y luego a "Administrar acceso".
• Políticas de la Compañía: Reafirmamos que estas opciones están sujetas a las directrices establecidas por tu organización. Es posible que tengan limitaciones o hayan deshabilitado por completo la creación de enlaces anónimos por razones de seguridad y cumplimiento.

Siguiendo estos pasos, podrás crear enlaces anónimos para compartir tus archivos y carpetas desde OneDrive o SharePoint, siempre y cuando las políticas de tu empresa lo permitan.